As amostras são recebidas apenas se estiverem devidamente acompanhadas do formulário de requisição de exame, de acordo com a espécie envolvida:
Formulário único de requisição de exames para síndrome neurológica (padronizado pelo Ministério da Agricultura e disponível no site do Idaf).
FO-DDL-091 (Requisição de exame de raiva) ou Formulário único de requisição de exames para síndrome neurológica (padronizado pelo Ministério da Agricultura e disponível no site do Idaf).
Os formulários devem ser encaminhados em duas vias, de modo que uma ficará no laboratório e a outra será devolvida ao requisitante, após conferência e identificação com o número de registro de amostra do laboratório. Em casos em que se observe somente uma via, esta ficará retida no laboratório e o solicitante não terá uma cópia adicional.
Os formulários devem ser encaminhados devidamente preenchidos, contendo o maior número de informações possíveis, com letra legível (preferencialmente digitado). O nome do profissional solicitante deve estar escrito por extenso e de forma legível no formulário ou com carimbo do profissional, de forma que o mesmo seja identificado.
No formulário também deve ser indicada uma forma de contato com o responsável pelo envio da amostra (telefone ou e-mail). Essa informação também é relevante, pois em caso de resultado positivo, a forma de notificação deve estar disponível e de fácil acesso.
O formulário de requisição de exame deve ser entregue na recepção do laboratório de diagnóstico da raiva e não deve ser colocada dentro da caixa de transporte junto com a amostra, pois pode haver risco de contaminação ou mesmo danificar o documento, inviabilizando o cadastro.
Em caso de materiais enviados pelo serviço oficial (Idaf), esses devem ser acompanhados pelos respectivos formulários de investigação de doença (Form-in ou Form-com).